Sicherlich landen auch auf Ihrem Schreibtisch zahllose Informationen, Akten und neue Zettel. Und auch in Ihrem elektronischen Postfach sammeln sich Anfragen, Zuschriften und Informationen. Dabei gehören E-Mails und Papierstapel zu den größten Zeitfressern. Struktur für das Büro muss her!
Mit der Winston-Technik lässt sich in vier Schritten Ordnung und Organisation schaffen – und aufrechterhalten. Ganz wichtig: Jedes Dokument, das auf Ihren Schreibtisch kommt, und jede E-Mail, die Sie erhalten, sollten Sie nur einmal anfassen. Entscheiden Sie sofort, was mit dem Dokument passieren soll.
Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
- Schritt 1: Wegwerfen
Alles, was von geringem Interesse ist oder sich problemlos wiederbeschaffen lässt, können Sie wegwerfen.
- Schritt 2: Weiterleiten
Schafft, wie das Wegwerfen, ähnlich viel Platz. Bei den Informationen, die in Ihren Aufgabenbereich fallen, sollten Sie sich einen Vermerk machen, um die tatsächliche Erledigung des Vorgangs zu überprüfen. Halten Sie auch fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Alternativ können Sie Markierungen, z. B. als Fähnchen zur Nachverfolgung in Outlook vornehmen.
- Schritt 3: Bearbeiten
Gehen Sie bei Aufgaben, die Sie selbst erledigen müssen, direkt ans Werk. Aufgaben. Aufgaben, die Sie sofort erledigen müssen, sollten Sie nach der Drei-Minuten-Regel bearbeiten. D. h. alles was Sie in drei Minuten bearbeiten können, sollten Sie entweder jetzt bearbeiten oder mit mehreren Drei-Minuten-Aufgaben zusammenfassen und in einem Aufgabenblock erledigen. Alle anderen Aufgaben werden mit einem Bearbeitungstermin versehen und zu gegebener Zeit bearbeitet.
- Schritt 4: Ablage
Ein Dokument erfordert keine Bearbeitung, ist aber wichtig? Dann gehört es in die Ablage. Hier sollten Sie natürlich die Aufbewahrungsfristen berücksichtigen.
Viele Grüße
Florian Ax
