Als ich vor meiner Selbständigkeit noch im Vertrieb gearbeitet habe, kam es vor, dass mein Chef mit neuen Vorgaben aus der Hauptverwaltung „um die Ecke“ kam. Ehe ich es mich versah, lag die Aufgabe auf meinem Schreibtisch. Obwohl ich nur vage Infos zur Auftragserfüllung von ihm bzw. von unserer Hauptverwaltung bekam. Er sagte nur: „Kümmern Sie sich darum. Sie machen das schon.“
Früher habe ich mich darüber geärgert. Heute weiß ich, dass zur Delegation von Aufgaben viele Faktoren wichtig sind, die ich gerne an meine Teilnehmenden weitergebe. Zum einen muss der Führungskraft klar sein, welchen Mitarbeitenden, welche Aufgaben mit welchen Mitteln und zusätzlichen Informationen übertragen werden können. Darüber hinaus ist ein Vertrauensvorschuss an die Mitarbeitenden wichtig.
Hab Vertrauen in andere!
Damit Raum für Führungsaufgaben bleibt, ist das Fokussieren auf das Wesentliche unerlässlich. Das bedeutet, Du musst den Mut haben anderen zu vertrauen, Aufgaben auch erledigen zu können, vielleicht auf eine andere Art und Weise.
Vermutlich denkst Du jetzt, dass Du nicht weißt, wem Du Aufgaben delegieren sollst. Vielleicht denkst Du auch, dass Du viel Zeit damit verbringst jemanden bestimmte Dinge zu erklären, in der Du die Aufgabe schon längst selbst erledigt hättest. Mag sein, das Problem ist nur, es wird Dich langfristig nicht zum Ziel führen.
Warum fällt es uns so schwer Aufgaben an andere zu übertragen und darauf zu vertrauen, dass sie es schon richtig machen? Denn besonders perfektionistische Menschen sind der Meinung, dass sie alles selbst tun müssen.
Denke nie: „Nur ich kann das so gut.“
Egal was der Grund ist: Angst vor Kontrollverlust oder übertriebenes Pflichtbewusstsein – es führt zu chronischer Überarbeitung, langfristig auch zu eigener Schlechtleistung und im schlechtesten Fall zur inneren Kündigung von Mitarbeiter:innen. Wer immer alles selber machen will, vermittelt mangelndes Vertrauen in andere und gibt ihnen keine Möglichkeit sich zu entwickeln. Die Motivation nimmt weiter ab.
10 Tipps für die gelungene Aufgabendelegation
- Delegiere nicht zwischen „Tür und Angel“. Nimm dir Zeit, dann wirst du und deine Aufgaben auch wahrgenommen.
- Sprich deine Erwartungen an die Auftragserfüllung klar aus. Erkläre: Aufgabe, Ziel und Zeitrahmen.
- Betone die Bedeutung der Aufgabe für das Unternehmen oder für die jeweilige Abteilung.
- Delegiere komplexere bzw. herausfordernde Aufgaben auch an jüngere sowie an langjährige Mitarbeitende, um diese wachsen zu lassen bzw. „neues Feuer“ zu entfachen.
- Manchmal ist es schwierig die Idealbesetzung für neue Aufgaben zu finden, Überflieger und JA-Sager sind häufig ausgelastet. Wäge ab: welche Kompetenzen nötig sind und welche Hilfestellung benötigt wird.
- Übergebe alle notwendigen Informationen und Hilfsmittel für die Erledigung der Aufgabe.
- Frage, ob aus Sicht der Mitarbeitenden noch Punkte offen sind.
- Bitte die Mitarbeitenden den Auftrag mit eigenen Worten zu wiederholen.
- Bringe zum Ausdruck, dass du Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeitenden hast.
- Lasse auch eigene Wege zur Zielerreichung zu – „viele Wege führen nach Rom“.
Wie bereits erwähnt, es gibt viele Wege zum Ziel. Wann delegierst Du Deine nächste Aufgabe?
Herzliche Grüße
Florian Ax
